De la réunion à la commande prête à valider
Confiez la préparation des commandes et leur suivi administratif à un agent IA connecté aux logiciels de votre réseau.
Le besoin
La réunion se termine, mais la conseillère doit encore saisir les commandes. Elle reprend les bons, recherche les références, vérifie les promotions et calcule les avantages de l’hôtesse. Si une cliente a oublié sa taille ou son adresse, elle doit la recontacter avant de terminer.
Au siège, l’administration des ventes reprend le dossier. Il faut reporter les changements dans l’ERP, vérifier les règlements et préparer la facturation. Les informations se répartissent entre les messages de la conseillère, son espace de commande et les logiciels de gestion. Pour répondre à une cliente ou débloquer une commande, l’équipe doit retrouver le dernier échange et vérifier ce qui a déjà été fait.
Ce que nous mettons en place
La conseillère transmet les photos de ses bons de commande et peut les compléter par un message vocal. L’agent retrouve les produits dans le catalogue et prépare les commandes dans le logiciel de l’enseigne. Il consulte les stocks, vérifie les prix et applique les offres correspondant à la date de la vente, ainsi que le barème hôtesse.
Il demande à la conseillère les précisions nécessaires et lui soumet les commandes pour vérification. Une référence ambiguë ou un montant à confirmer apparaît dans le récapitulatif, à côté de la ligne concernée.
Après validation, l’agent reporte les informations dans les logiciels concernés et suit le dossier jusqu’à la facturation. Il vérifie l’avancement de la livraison et le statut du règlement, prépare la facture selon les règles de l’enseigne et signale à l’ADV les dossiers à reprendre. Si la vente passe par un devis, il utilise le devis accepté pour préparer la commande.
Les commandes à valider
La conseillère vérifie les articles, les quantités et le total de chaque commande sans tout ressaisir. Elle retrouve les questions à poser aux clientes et les choix à confirmer.
L’ADV sait où en est chaque dossier : commande à valider, règlement attendu, livraison partielle ou facture à préparer. Elle dispose des pièces et des échanges nécessaires pour intervenir.
Du bon de commande à la facture
La méthode appliquée à ce cas
Nous suivons des commandes avec les conseillères et l’ADV, depuis la réunion jusqu’au règlement. Nous repérons les doubles saisies, les vérifications répétées et les motifs de retard.
Le détail des tâches à automatiser, les règles à appliquer et les logiciels à connecter.
Nous préparons les conseillères à transmettre leurs demandes et à contrôler les commandes. Avec l’ADV, nous définissons qui répond aux questions et qui valide les modifications.
Un mode opératoire pour les conseillères et l’ADV.
Nous connectons les logiciels et testons le traitement des commandes avec un réseau pilote, y compris les bons incomplets, les ruptures de stock et les offres soumises à conditions.
Un agent configuré pour les commandes du réseau.
Nous examinons les corrections avec l’équipe et adaptons le traitement aux changements de catalogue, d’offres et de logiciels.
Un suivi des délais et des erreurs, avec les ajustements à apporter.
Les critères de résultat
Nous comparons le temps consacré aux commandes avant et pendant le pilote : saisie, vérification et correction comprises. Nous suivons le délai entre la réunion et la validation, ainsi que la proportion de commandes à reprendre.
Pour l’ADV, nous mesurons le temps passé à rechercher des informations et à relancer les dossiers, ainsi que le respect des échéances de facturation.
Le périmètre de l’intervention
Nous choisissons avec votre équipe les étapes à prendre en charge et les logiciels à connecter : espace conseillère, ERP, facturation et suivi des paiements.
La conseillère ou l’ADV donne son accord avant toute validation définitive de commande ou demande de paiement. Elle décide de la suite en cas de montant incertain, de produit indisponible, de litige ou d’exception au barème.